Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Dansk Amerikansk Fodbold Forbund (DAFF)

DAFFs dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

DAFF er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Lars Carlsen
Adresse: Idrættens Hus, Brøndby Stadion 20, 2605 Brøndby
CVR: 26331595
Telefonnr.: 22755684
Mail: lc@daffmail.dk
Website: www.daff.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Landsholdsatleter

• Almindelige personoplysninger:
  • Navn, adresse, kontaktinformationer, fødselsdag, vægt, højde, erfaring og klubtilknytninger.
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • Paskopi, ESTA, ETA
  • For spillere med skader indsamles helbredsoplysninger, herunder TUE mv.

Kontraktatleter

• Almindelige personoplysninger:
  • Navn, adresse, kontaktinformationer og klubtilknytninger.
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • Indsamles ikke

Spillere/ udøvere/ dommere/ trænere / ledere/ andre personer med klubhverv (Klubportalen) eller andre med tilknytning til DAFF (bestyrelses, udvalg, Hall of Fame mv.)

• Almindelige personoplysninger:
  • Navn, adresse, kontaktinformationer, fødselsdag og klubtilknytninger.
  • spærringer og gæld.
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • Indsamles ikke

Dommere, trænere mv., der har deltaget i uddannelse/ kursus (NemTilmeld.dk)

• Almindelige personoplysninger:
  • Navn, kontaktinformationer, kontooplysninger, erfaring og klubtilknytning.
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • Indsamles ikke.

Udøvere, hvor der søges dispensation

• Almindelige personoplysninger:
  • Navn, fødselsdag, vægt, højde, erfaring og klubtilknytning.
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • I sjældne tilfælde kan der i en ansøgning blive oplyst helbredsoplysninger.

Medarbejdere og ansøgere samt frivillige undervisere mv.

• Almindelige personoplysninger:
  • Navn, adresse, kontaktinformationer, skatteoplysninger.
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • Cpr. nr.

Udenlandske atleter, dommere mv. f.eks. i forbindelse med slutrunder /stævner i Danmark

• Almindelige personoplysninger:
  • Navn, fødselsdag, vægt, højde, erfaring og klubtilknytninger.
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • For dommere indsamles pasinformationer og paskopi ift. bestilling af flybilletter.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra din klub eller direkte fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse
• Andre nationale forbund samt internationale forbund/ organisationer.

Forbundets formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Forbundets berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:

Formål med behandling af oplysninger på Landsholdsatleter

• Drift af forbundets landsholdsaktiviteter, herunder bookning af rejser, tilmelding til konkurrencer/ turneringer mv. samt varetagelse af landsholdsudøverens helbred.

Formål med behandling af oplysninger på Kontraktatleter:

• Forhåndsgodkendelse af kontrakter ifm. ansøgning om arbejds- og opholdstilladelse.
• Behandling af internationale klubskifter.

Formål med behandling af oplysninger på Spillere/ udøvere/ trænere / ledere/ andre personer med klubhverv (Klubportalen):

• At kunne komme i kontakt med spillere, udøvere, dommer, trænere, ledere mv.
• At kunne drive retfærdig og gennemsigtigt turneringsvirksomhed.

Formål med behandling af oplysninger på Dommere, trænere mv., der har deltaget i uddannelse/ kursus (NemTilmeld.dk)

• At kunne gennemføre kurser og uddannelse med det formål at uddanne og dygtiggøre dommere, trænere, ledere mv.
• At have styr på hvilke personer, der har gennemført de forskellige kurser og uddannelser.
• At kunne komme i kontakt med dommere, trænere mv.

Formål med behandling af oplysninger på Udøvere, hvor der søges dispensation:

• Behandling af aldersdispensationer og andre dispensationer.

Formål med behandling af oplysninger på Medarbejdere og ansøgere:

• At kunne kontakte medarbejdere og udbetale løn mv. til dem.
• At kunne kontakte ansøgerne ifm. besættelse af ledige stillinger.

Formål med behandling af oplysninger på Udenlandske atleter mv.:

• At kunne afvikle internationale turneringer og konkurrencer i Danmark.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til årsmøde.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
• Brug af situationsbilleder taget i forbundet, der afbilder en konkret aktivitet eller situation.
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til relevante forbund/ organisationer i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysninger også i en periode efter din tilknytning til forbundet ophører.
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende samt verificering af status ift. f.eks. internationale klubturneringer.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med landsholdsaktiviteter og deltagelse i internationale turneringer/ konkurrencer kan der ske videregivelse af oplysninger til relevante idrætsorganisationer.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, hvorfor vi behandler dine personoplysninger:

Landsholdsatleter:

Oplysningerne opbevares i den aktuelle landsholdsperiode – maksimalt fire år. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse så som Paskopi, ESTA, ETA mv. slettes maksimalt ét år efter den aktuelle landsholdperiode. Helbredsoplysninger, herunder TUE på spillere med skader og dispensation opbevares maksimalt ét år efter det aktuelle landsholdsår. Roster opbevares evigt af hensyn til landskampsstatistik og historik.

Kontraktatleter:

For forhåndsgodkendelser opbevares oplysningerne i maksimalt ét år efter kontraktens udløb. Der føres oversigt over ansættelsesforholdene af hensyn til verificering af de registreredes status ift. internationale klubturneringer. ITC’er opbevares i én sæson efter klubskiftet af hensyn til evt. opståede tvivlsspørgsmål.

Spillere/ udøvere/ trænere / ledere/ andre personer med klubhverv (Klubportalen):

Vi opbevarer oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi. Oplysninger og spærringer slettes, når spærringen ophæves. Af hensyn til verificering af din status ift. internationale klubturneringer opbevares spilleroplysningerne evigt.

Dommere, trænere mv., der har deltaget i uddannelse/ kursus (NemTilmeld.dk):

Af hensyn til at have fuldstændig historik ift. træneruddannelser, dommerlicens mv. med henblik på videreuddannelse opbevares oplysningerne om kursus- og uddannelsesdeltagelse evigt. Andre oplysninger i NemTilmeld.dk slettes automatisk i henhold til Nemtilmeld.dks opsatte standartregler for sletning i programmet (Betalingsoplysninger slettes efter fem år, mens Øvrige personoplysninger slettes efter to år).

Udøvere, hvor der søges dispensation:

Vi opbevarer ansøgningerne i den aktuelle sæson og efterfølgende fem sæson af hensyn til evt. genansøgning samt dokumentation af særlig forhold ifm. dispensationen. Af hensyn til statistik føres oversigt over dispensationer.

Medarbejdere og ansøgere:

Oplysningerne opbevares i henhold til lovgivningen ift. medarbejdere, dog maksimalt fem år. For ansøgere slettes ansøgninger én måned efter den ansattes prøveperiode udløber.

Udenlandske atleter mv.:

Oplysningerne opbevares i 2 år efter den aktuelle konkurrence/ turneringsperiode.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Hent DAFFs privatlivspolitik i pdf 

Download